Gastos deducibles en Actividad Empresarial: Lista completa para freelancers 2026

Si estás en el régimen de Actividad Empresarial y Profesional (PFAE), el principal mecanismo para reducir tu ISR son las deducciones autorizadas. A diferencia del RESICO, donde pagas sobre ingresos brutos sin importar tus gastos, en PFAE pagas sobre la utilidad — lo que sobra después de restarle a tus ingresos los gastos que la ley permite.

Esto puede ser una ventaja enorme si tienes gastos reales y documentados. La clave está en saber qué sí puedes deducir, qué no, y cómo debes documentarlo para que el SAT lo acepte.

El principio fundamental: estrictamente indispensable

El artículo 27 de la LISR establece el criterio más importante de todas las deducciones: el gasto debe ser estrictamente indispensable para la actividad que genera tus ingresos.

Eso suena abstracto, pero la aplicación práctica es directa: si el gasto no existiera, ¿podrías seguir generando los ingresos de tu actividad? Si la respuesta es no, probablemente es deducible. Si la respuesta es sí, probablemente no lo es.

Un ejemplo: si eres diseñador gráfico, Adobe Creative Cloud es estrictamente indispensable. Una membresía de gimnasio no lo es. Un vuelo para visitar a un cliente sí. Un vuelo de vacaciones no, aunque lleves la laptop.

La lista de gastos deducibles en PFAE

Los artículos 25, 104 y 105 de la LISR establecen las categorías de deducciones autorizadas para personas físicas con actividad empresarial:

Gastos de operación directa

Honorarios y subcontrataciones. Si contratas a otro freelancer o a un despacho externo para apoyar en tu proyecto, ese costo es deducible. Requiere CFDI del prestador del servicio.

Renta de oficina o coworking. Si tienes un local o pagas membresía de coworking donde realizas tu trabajo, es deducible al 100%. Si trabajas desde casa, puedes deducir la proporción de tu renta o hipoteca correspondiente al espacio que usas como oficina — pero el SAT es estricto aquí y puede requerir evidencia de que el espacio realmente se usa para la actividad.

Servicios de telecomunicaciones. Internet, teléfono celular y fijo, en la proporción en que se usan para la actividad. Si usas el mismo teléfono para trabajo y personal, la recomendación es deducir el 80% de la factura mensual como uso laboral.

Software y suscripciones digitales. Herramientas de trabajo como plataformas de diseño, desarrollo, contabilidad, gestión de proyectos, almacenamiento en nube. Requieren CFDI con tu RFC.

Papelería y materiales de oficina. Libretas, impresoras, cartuchos, papelería general.

Inversiones (activos fijos)

El artículo 25 fracción IV de la LISR permite deducir inversiones en activos fijos mediante depreciación — no de golpe, sino año con año según el porcentaje permitido.

Los porcentajes más relevantes para freelancers:

Tipo de activo	% anual de depreciación permitida
Computadoras y equipo de cómputo	30%
Cámaras fotográficas y equipo audiovisual	25%
Equipo de comunicación (teléfonos, tablets)	25%
Automóviles	25% (con límite de $175,000 base)
Mobiliario y equipo de oficina	10%

Ejemplo: compraste una laptop de $25,000. En PFAE, puedes deducir $7,500 el primer año (30%). El resto en los siguientes años.

Un detalle importante: estas deducciones aplican desde el mes en que el bien se pone en uso, no desde cuando lo compraste. Guarda las facturas de todo el equipo que usas actualmente — aunque lo hayas comprado hace 2 o 3 años, puede haber saldo por depreciar.

Gastos de viaje y representación

Los viajes relacionados con la actividad son deducibles, pero con requisitos específicos. El artículo 28 fracción V de la LISR limita la deducción de viáticos a montos razonables y exige que se comprueben con CFDI.

Para viajes de negocios dentro del país:

Transporte: 100% deducible (vuelo, autobús, taxi/Uber con CFDI)
Hospedaje: 100% deducible con CFDI del hotel
Alimentación: hasta $750 diarios dentro del país, siempre que haya pernoctación fuera del domicilio

Los gastos de representación (comidas de negocios, eventos con clientes) son deducibles hasta el 1.87 UMA diaria, y solo cuando están directamente relacionados con la actividad.

Cuotas al IMSS e ISSSTE (si aplica)

Si realizas aportaciones voluntarias al IMSS como trabajador independiente, son deducibles en PFAE.

Capacitación y actualización profesional

Cursos, diplomados, libros técnicos, suscripciones a publicaciones especializadas — siempre que estén relacionados con tu actividad. Un desarrollador puede deducir un curso de programación. Un diseñador, talleres de diseño. Un consultor fiscal, libros y seminarios de actualización fiscal.

Lo que el SAT rechaza con más frecuencia

Gastos personales disfrazados de empresariales. La ropa no es deducible (a menos que sea uniforme o equipo de protección específico). Los gastos de supermercado no son deducibles. Las vacaciones tampoco, aunque "trabajes" desde la playa.

Facturas con datos incorrectos. Si el CFDI no tiene tu RFC como receptor, no sirve para deducir. Muchos freelancers pasan meses acumulando gastos sin factura a nombre de su RFC — eso es dinero tirado.

Pagos en efectivo. El artículo 27 fracción III de la LISR establece que los pagos que superen $2,000 MXN deben hacerse con transferencia bancaria, cheque o tarjeta para ser deducibles. Efectivo para montos mayores: no deducible.

Facturas de regímenes simplificados sin RFC. Si alguien te cobra con una factura del régimen de plataformas digitales sin incluir tu RFC como receptor, eso no sirve para deducir.

Cómo registrarlos correctamente

La deducción existe en papel solo si tienes el CFDI con tu RFC como receptor y el pago corresponde a un gasto estrictamente vinculado a tu actividad. En tu declaración mensual (y anual) reportas estos gastos como deducciones, lo que reduce tu base gravable.

Si llevas contabilidad formal, tus gastos van al libro contable. Si no llevas contabilidad estructurada, como mínimo guarda todos los CFDI organizados por mes — el SAT puede pedirlos en una revisión de hasta 5 años atrás.

RESICO vs PFAE con deducciones: el análisis que importa

Con $50,000 mensuales:

RESICO: $50,000 × 1.1% = $550 de ISR
PFAE con $20,000 de deducciones: Base = $30,000 → ~$4,200 de ISR
PFAE con $45,000 de deducciones: Base = $5,000 → ~$325 de ISR

Para que PFAE sea más conveniente que RESICO necesitas deducciones que reduzcan tu base gravable más de lo que la diferencia de tasas justifica. A $50,000 de ingreso mensual, eso significa gastos deducibles de más de $47,000 al mes — el 94% de tu ingreso. Para la mayoría de los freelancers de servicios, eso no sucede.

La decisión correcta depende de tus números reales. Usa la calculadora en Fiscly para comparar RESICO vs PFAE con y sin tus deducciones reales.

¿Tienes dudas sobre si tus gastos califican como deducibles? Lo recomendable es consultarlo con un contador — la línea entre "estrictamente indispensable" y "personal" no siempre es obvia, y el SAT tiene criterios propios para resolverla.

Nota: Este artículo es de carácter informativo. La interpretación de qué gastos son deducibles puede variar según la actividad específica del contribuyente. Consulta a un contador público para validar tus deducciones particulares.